26. november, 2020

5 tiltak for å bli mer effektiv og produktiv på kontoret Antatt lesetid: 10 min

Produktivitet

Publisert: 26. november, 2020

5 tiltak for å bli mer effektiv og produktiv på kontoret Antatt lesetid: 10 min

Kontorjobbing er gjerne en blanding mellom oppgaveløsing på samlebånd og dypdykk i problemstillinger. Ingens hverdag er lik, men det finne flere fellestrekk enn ulikheter når det kommer til utfordringer vi har på kontoret. I denne artikkelen angriper vi disse utfordringene for å bli super-effektiv og mer produktiv på kontoret!

Effektiv og produktiv? Er ikke det samme greia?!

Nei. Du må være effektiv for å kunne være produktiv, men du kan gjøre noe raskt og effektiv uten at det gir noen verdi. Møter er et glimrende eksempel på dette. 10 stk kan ha avholdt et veldig effektivt møte der alle sider av en sak har blitt velyst og debattert, uten at saken er kommet nærmere en løsning. Mer om møte-onani senere i artikkelen.

Alle oppgaver på todolisten er ikke like inspirerende. Noen er vanskelige, andre er enkle.  Listen kan være lang og oftest er det vanskelig å vite hvordan de bør prioriteres. Kravet fra sjefen eller behovet til kunden er kanskje ikkre forenelig med antall timer i døgnet, men realiteten er enkel. Oppgavene må løses.

I tillegg her du kanskje så heldig at du har pulten din i et åpent kontorlandskap, rett overfor kolleger uten telefonvett eller som mener det er produktivt å spise makrell i tomat mens man han/hun går gjennom innboksen. Eller er det han/hun ikke gjør noe annet enn å «lure på en liten ting». Hele tiden.

Kanskje de største utfordringene ligger hos deg selv? Du soner ut rytmisk scrolling på Facebook eller bruker uforholdsmessig lang tid på å bestemme deg for om kolon eller semikolon er mer gramatisk rett? Hvis en eller flere av disse utfordringene er dine eller du har et sett med dine egne, ja, da bør du lese videre!

Erkjenn din egen og andres håpløshet

Mennesker er ikke skapt for kontormiljøer. Så langt i fra. Noen av oss takler det kanskje bedre enn andre, men vi er alle grunnleggende håpløse på kontorarbeid. Sitte stille i 7,5 timer på en kontorstol 5 ddager i uken år etter år er ikke sunt. Vi forvitrer utvendig og dør innvendig. Så sakte at vi ikke legger merke til det. Men det finnes håp. Det finnes ting vi kan gjøre for for en bedre kontorhverdag.

Fritid og søvn er hellig

Skal du yte, må du hvile. Å jobbe ut over kvelden kan kjennes effektiv, men er realiteten det minst produktive du kan gjøre. Flere studier har vist at timene du jobber utover 35 timer per uke faktisk nulles ut fordi den samlede produktiviteten får lide med det tilsvarende.

Dessuten så er det klinisk dokumentert at «å sove på det», dvs. forlate et problem uløst før du legger deg for så å angripe det dagen etter, gir deg rundt 40% større sjans til å løse det.

Prokastineringsspøkelse

Vi har alle perioder med «papirflytting» og «escape-work». Manglende motivasjon, monotone oppgaver, konstante nedprioritering. Hva det er som hindrer oss i å ta tak i en gitt oppgave kan variere, men ofte så er det fordi vi ikke «føler» for å gjøre det. Vi lar oss bevisst eller ubevisst styre av hvor vidt vi har lyst til noe fremfor å la fornuften styre.

Her finnes det heldigvis 2 metoder for å bryte den onde sirkelen av prokastinering. De kan kjennes brutale i starten, men etter hvert blir de uvurderlige verktøy for å sparke deg i gang. Spesielt sistnevne nedenfor har blitt en livredder for min egen del.

2 minutters regelen kommer fra David Allans bok «Getting Things Done» og er veldig enkel. Tar en oppgave mindre enn 2 minutter å løse, gjør det med en eneste gang. Ikke skriv den ned, ikke prioriter den opp mot andre oppgaver. Gjør den nå!

5 sekunders regelen kommer fra Mel Robbins som hun forklarer i boken «The 5 Second Rule». Også denne metoden er like enkel som den er genial. Står du overfor en ubehagelig oppgave, tell ned 5 – 4 – 3 – 2 – 1 – 0, så gjør det. Forplikte deg til at når null er nådd så er det ingen vei tilbake. Denne metoden har hjulpet meg opp av senga på morgen, ut i 10 graders fjellvann, tatt ubehagelige telefoner, etc. Nå har jeg så respekt for at når null er nådd er det virkelig ingen vei tilbake.

Prokastinering med vilje kan også gi en produktiv effekt. Komplekse problemstilling du ikke har klart å løse i løpet av dagen kan ha godt av å marineres over natten. Hjernen stopper ikke arbeidet når bevisstheten logger av. Eksempelvis har pianister erfart at vanskelige noteoverganger kjennes mer flytende etter at de har fått sove på saken.

Oppgave-jonglering for økt produktivitet

Noen oppgaver er krevende, andre lette. Noen krever full konsentrasjon, men andre kan du gjøre i blinde. Todolisten er ofte en blanding av alle typer av oppgaver. Alle må gjøres, men når og i hvilken rekkefølge? Et annet aspekt som kan gjøre oppgaver overveldende er antallet og på hvor mange ulike områder de er fordelt. Hvis du ser at notatblokken ikke lenger strekker til så trenger du et litt mer robust system.

Jeg skal være ærlig på at mitt oppsett for å håndtere oppgaver er i overkant for de fleste. Likevel er det greit å vite hvordan du kan skalere organisering etter hvert som antall og kompleksitet øker. Med eget nettbyrå (Human Web), en gryende coaching virksomhet (Legoklosser, dvs. her du er nå), 3.4 sideprosjekter og et familieliv å holde styr på har jeg gått «all in» på organisering av oppgaver.

For nettbyrået, Legoklosser og sideprosjektene bruker jeg prosjektverktøyet Clickup. Etter å ha testet og forkastet et dusin ulike slike verktøy må jeg si det det er fantastisk å ha funnet noe som er både enkelt og velfungerende. Egen app følger det med også. Her har jeg også periodiske lister liggende, som pakkelister til ulike type turer og aktiviter. De hentes frem etter behov og revideres fortløpende etter hver endt aktivitet.

På kontoret gjør jeg det enkelt To A4-ark brettet til ett A5 ark for løpende oppgaver som kommer inn og som jeg ikke legger tid på legge inn i Clickup. Til slike oppgaver er penn og papir perfekt og det er en deilig følelse av mestring hver gang jeg kan la markeringstusjen skli over en av oppgavene. Digg, er det! Jeg forbereder en ny liste før jeg forlater kontoret for dagen med gjenstående punkter, samt nye på agendaen for morgendagen. Den legger jeg klar på tastaturet til neste dag.

Organisering av oppgaver er vel og bra for for produktivitet, men uten en god metode for prioritering av dem så blir det ikke effektiv. La oss derfor se på noen metoder som forenker dette også.

Du vet best. Prioritér deretter.

Det er ofte mange som ønsker å mene noe om hvordan du gjør dine prioriteringer. Sjefen din, den du bor sammen med, kundene dine. Saken er at hvis du er flink til å organisere oppgavene dine er det enklere å se hvilken rekkefølge de bør komme i. Det er samtidig enklere å forsvare den rekkefølgen når du kan argumentere med hva en endring i prioritering blir på bekostning av.

Eisenhower-matrisen er én måte å grovsortere oppgaver på, basert på viktighet og hvor mye det haster å fullføre en gitt oppgave. Denne metoden er perfekt for å skjære gjennom når prioritering virker håpløst og alle oppgaver skriker om din oppmerksomhet.

Slik gjør du det:

  1. Skriv ned alle oppgavene som «brenner».
  2. Gi hver av dem en gradering fra 1-4 for akutt det er å løse oppgaven. 1 betyr «haster ikke» 4 betyr «liv kan gå tapt».
  3. Fortsett med å gi oppgavene en tilsvarende gradering for hvor viktig det er at nettopp du løser dem. 1 kan bety at du kanskje heller bør delegere oppgaven til noen andre. 4 kan bety at løst oppgave kan påvirke ferie eller lønn.

Den samlede poengsummen gir deg grunnlaget for prioriteringen din, men én ting gjenstår. Tid. Hvor lang tid tror du det tar deg å løse oppgaven? Du vil kunne oppleve at flere oppgaver for en høy, samlet poengsum. Hvis to oppgaver har makspoeng (16) so er det oppgaven som tar minst tid å fullføre som skal gjøres først. Jeg pleier å legge oppgavene inn som i dette regneeksempelet:

Fullfør, nullstill, start

Ofte klarer vi ikke helt å legge fra oss det som skjedde i det siste møtet, komme effektivt i gang på morgenen eller etter lunsjen eller etter en krevende epost. Ting surrer og vi klarer ikke helt å hentet inn fokuset. Denne midlertidige mentale kolapsen er velkjent.

Heldigvis er det relativt enkelt overkomme med denne rutinen for nullstilling. Du kan gjøre den på papir eller uten noen hjelpemidler. Poenget her er å la hjernen fullføre tankerekker, legge dem til side og forberede på hva som kommer. Her er to eksempler hvor jeg ofte drar nytte av denne rutinen. Etter møter med høy temperatur eller frustrasjon og når arbeidsdagen er over.

Scenario 1: Du kommer rett ut av et møte der du kjenner at stressfaktoren ble vel høy. Du skal nå inn i et møte med en ny kunde som du også vet at kan være krevende. Hvordan sørger du for at du ikke drar med deg det negative inn i neste møte?

Scenario 2: Det er fredag og du har hatt en lang dag, en lang uke på jobb. Kanskje du i tillegg hadde en prat med sjefen som ikke gikk din vei. Du er nå på vei hjem. Hvordan sørger du for at du ikke drar med deg det negative med hjem til familien?

Løsning: Finn deg et stille rom i ca 3 minutter, gjerne toalettet. Det er lett å unnskylde hvis tiden er knapp. Er du på vei hjem, gjør det på bussen eller når du har parkert bilen. Gjør så følgende:

  1. Lukk øynene, trekk pusten dypt og med magen 6 ganger og for hver gang saktere enn den forrige. Pust med nesen.
  2. Fortsett den rolige pustingen. La det som finnes av negatve og forstyrrende tanke komme. Registrer dem, men uten å lete etter noen løsning.
  3. Bestem et tidspunkt for når du skal håndtere problemet hvis det må til. Hvis ikke slipp det.
  4. Se for deg hva som kommer, møtet med det nye kundemøtet eller familien hjemme. Fokuser på menneskene, på ansiktene og hvordan du bemøter dem.

Jeg kan love dag at du vil kjenne en helt annen energi i møte med menneskene du skal treffe etter at du har gjort en slik nullstilling. Negativitet smitter, og en slik bølge kan ødelegge dialoger og konsentrasjon gjennom hele dagen. Heldigvis smitter positivitet desto mer. Det gir både deg og de rundt deg mer energi og en mer avslappet holdning.

Prøv dette et par ganger så skal du få se. Ikke gi opp etter første gangen. Alt nytt krever litt trening, men dette er verdt det!

Er du klar for å bli mer produktiv på kontoret?

Jeg håper at tiltakene og metodene ovenfor kan gi deg inspirasjon til å ta tak i de tingene som bremser deg fra å være effektiv og produktiv på kontroet og i hverdagen ellers.

Ofte er det lite som skal til å utgjøre stor forskjell. Det handler fremst om å komme i gang. til dette har du den nevnte 5 sekunders regelen eller 2 minutters regelen.

Lykke til!

Kommentér gjerne nedenfor. Din stemme er viktig!

Likte du dette?

20190702_193721-01-01

Skrevet av André Giæver

andre@bedrelivsstil.no

Legg igjen en kommentar





tema 2021

Tema 2021: Guts’n’Glory

proper-nutrition-healthy-food-a-healthy-diet-cook-at-home-simple-and-delicious-homemade-food

Riktig kosthold krever personlig tilpasning

Enklere liv

10 bud for et enklere liv

Produktivitet

10 bud for økt produktivitet